Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
Begrotingscriterium
De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3).
Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 zijn geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd die de verantwoordingsgrens te boven gaan.
|
Toelichting begrotingscriterium |
bedrag x €1.000 |
|
1A Overschrijding lasten per programma |
|
|
Beschrijving fout In de jaarrekening 2023 is het totaal van de begrote lasten van programma Openbare orde en veiligheid overschreden. De overschrijding betreft een bedrag van 4 duizend euro. Oorzaak Dit is een saldo van diverse over - en onderschrijdingen op verschillende budgetten. Een budget dat b.v. is overschreden is het budget voor het opvangen van zwerfdieren. Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen De fout is klein en vloeit voort uit normale bedrijfsvoering. De fout is opgenomen omdat er in de financiële verordening geen grensbedrag is opgenomen.
|
4 |
|
1B Overschrijding investeringskredieten |
|
|
Beschrijving fout In 2023 zijn de volgende investeringskredieten overschreden: Vervangen brug Hanebalk. Het beschikbare budget van € 35.000 is met € 4.450 overschreden. Dit komt doordat de aanbesteding hoger uit is gevallen. Vervangen van IBA's 2023. Het beschikbare budget van € 165.000 is met € 4.990 overschreden. Dit komt door prijsstijgingen op diverse onderdelen. Aanschaf mobile devices. het beschikbare budget van € 113.000 is met € 311 overschreden. Oorzaak De overschrijdingen vloeien voort uit prijsstijgingen en is een onderdeel van normale bedrijfsvoering. Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen De fouten zijn relatief klein. Er wordt over de fout gerapporteerd omdat er in de financiële verordening geen grensbedrag is opgenomen. Via voorjaars- en najaarsnota ook rapporteren over gerealiseerde of te verwachten overschrijdingen.
|
10 |
|
2 Ongeautoriseerde reservemutaties N.v.t.
|
|
|
3 Overschrijding van baten/en of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Beschrijving fout 1) Planmatig onderhoud gemeentehuis, uitstel dakrenovatie € 122.000 (V) 2) Omdat het groenbeleidsplan voor 1 jaar is vastgesteld, is terughoudend met het renovaties, omvormingen en inboet omgegaan € 117.000 (V) 3) Lagere lasten OD € 98.000 (V)
Oorzaak Het overschrijden of onderschrijden van budgetten vloeit voort uit reguliere werkzaamheden. Het is zaak deze tijdig te onderkennen en te melden. In genoemde gevallen heeft geen tijdige bijstelling via voorjaars- of najaarsnota plaatsgevonden. Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen In de financiële verordening is nog niet benoemd hoe omgegaan moet worden met afwijkingen. Om hier duidelijkheid in te geven moeten deze regels uitgewerkt worden en in de verordening worden opgenomen. Bij het opstellen van rapportages wordt er meer aandacht gegeven aan de budgetaanpassingen.
|
337 |
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern.
Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties die de accountant hanteert. In samenspraak met de accountant hebben we de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald. De controles zijn uitgevoerd op zo'n 17 processen, waaronder: personeel, inkoop, subsidies. Rechtmatigheidsfouten moeten in de verantwoording opgenomen en toegelicht worden indien zij boven het door de staten vastgestelde verantwoordingspercentage uitkomen. Wij hanteren de rapporteringstolerantie die ook met de accountant is afgesproken.
Aanbestedingsrechtmatigheid De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. In de Gids Proportionaliteit (flankerend beleid bij de aanbestedingswet 2012) zijn de voorschriften uitgewerkt over de eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld. Een aanbestedende dienst dient de voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Het ten onrechte niet toepassen van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot deze Europese aanbestedingsnormbedragen bij een aanbesteding van opdrachten, leidt tot een financiële rechtmatigheidsfout. Het niet naleven van de overige normbedragen uit de Gids Proportionaliteit leidt niet tot financiële rechtmatigheidsfouten voor zover de provincie afwijking hiervan adequaat heeft gedocumenteerd en gemotiveerd.
Bij 8 crediteuren is sprake geweest van het niet correct naleven van de aanbestedingsregels. In totaal betreft het een bedrag van € 815.000. Hierbij is gekeken naar een periode van 4 jaar. Bij een viertal crediteuren zijn dit overschrijdingen die doorlopen vanuit 2022. Zodra de Europese aanbestedingsgrens wordt overschreden wordt het totaal van de besteding aan die crediteur in dat jaar als onrechtmatig aangemerkt. De laagste overschrijding is € 14.000, de hoogste overschrijding is € 221.000. Oorzaken zijn dat opdrachten stilzwijgend zijn verlengd of dat een nieuwe aanbesteding niet tijdig plaats heeft gevonden waardoor de termijn of de prijsraming is overschreden. Dit heeft zich in een aantal gevallen voorgedaan bij de inhuur van personeel. Voor 2024 is dit ondervangen doordat de Westfriese gemeenten een Europese aanbesteding in de markt hebben gezet voor de inhuur van derden.
Ook is het voorgekomen dat het totaal van de opdracht de Europese drempel overstijgt waardoor er sprake is van een onrechtmatigheid.
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. Het gaat hierbij om derden die misbruik maken van de gemeentelijke regelingen. De gemeente Opmeer heeft nog geen misbruik en oneigenlijk gebruik beleid vastgesteld. In 2023 is er geen specifiek onderzoek gedaan naar misbruik en oneigenlijk gebruik. Er zijn geen gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik en fraude bekend.