Informatievoorziening
Onze samenleving is digitaal in beweging. Dit maakt dat wij als gemeenten moeten meebewegen. Onze samenleving vraagt om een meer kanaalonafhankelijke benadering van onze dienstverlening. Dienstverlening die niemand uitsluit en met haar digitale mogelijkheden optimaal aansluit bij verwachtingen in onze samenleving. Dienstverlening die maakt dat geautomatiseerde verwerking van gegevens in gemeentelijke processen intensiveert, optimaal gebruik wordt gemaakt van basisgegevens en groeit naar een steeds meer integrale, digitale verwerking van data. Daarmee groeit de hoeveelheid aan beschikbare data in onze organisatie en zullen we deze data steeds meer moeten benutten om het gemeentelijk beleid beter te laten aansluiten bij de uitvoering, maatschappelijke opgaven te kunnen managen, alsook effectiever te zijn en efficiënter te kunnen handelen. Het toenemende belang van informatievoorziening in het dagelijks handelen van de gemeente en het op een zorgvuldige manier omgaan met gegevens van onze inwoners en ondernemers, vraagt dat wij blijven investeren in het op orde krijgen en houden van onze informatievoorziening en informatieveiligheid.
Informatiebeleid
Het informatiebeleid is in 2024 aangescherpt. Onze ambitie is met onze informatievoorziening en ICT aantoonbaar meerwaarde te leveren voor inwoners, ondernemers, bedrijfsvoering en beleidsontwikkeling. Dit doen we door een stabiele digitale dienstverlening en bruikbare informatievoorziening en ICT die klaar is voor de toekomst. We zetten in op verdere informatisering, digitalisering en automatisering op een manier die past bij de gemeente Opmeer: slim, proportioneel, eenvoudig, duurzaam en kostenbewust.
Dit informatiebeleid heeft daarom de volgende vijf doelstellingen:
- Inzicht geven in de actuele en toekomstige informatiekundige opgaven voor de gemeente voor de periode 2025-2028. En deze vertalen naar een overzichtelijke en complete projectenkalender, inclusief globaal investeringsprogramma.
- Richting geven aan de realisatie van deze opgaven, door het formuleren van strategische opgaven en door prioritering en fasering.
- De sturing op deze opgaven organiseren om regie te voeren op de implementatie.
- Een inrichtingsplan voor informatiemanagement bieden, inclusief de structurele gevolgen van het informatiebeleid voor formatie en middelen.
- De opdracht aan SSC DeSom voor de afname van ICT diensten formuleren.
Aanbestedingskalender & implementatie nieuwe pakketten
Om ons werk goed te kunnen doen maken wij gebruik van diverse softwarepakketten. Om te blijven voldoen aan de Aanbestedingswet voeren wij portfoliomanagement. In 2024 hebben wij de aanbesteding en implementatie van Zorg en Welzijn afgerond. In 2024 zijn de voorbereidingen gestart voor de aanbesteding voor Belasting applicaties. Komend jaar gaan ook de lopende aanbestedingen van 2024 overgaan tot implementatie. Dit geld voor de pakketten: DocumentManagementSysteem (DMS) en de GEO applicaties.
Regionale samenwerking
In 2021 hebben gemeente Opmeer en Koggenland een aantal sessies gehad, waarin ze samen over kansen in de samenwerking van de informatievoorziening (I-samenwerking) hebben gesproken. Deze informatievoorziening sessies hebben veel ideeën opgeleverd. Aan deze ideeën zijn/worden aanspreekpunten en prioriteiten gekoppeld. Met deze samenwerking proberen wij: meer 'lucht' te ervaren en kwetsbaarheid te verminderen. Het doel is om waar mogelijk elkaars activiteiten over te nemen en overdragen (door onderling te geven en nemen); persoonlijk en inhoudelijk naar elkaar toe groeien en elkaar steeds beter op natuurlijke wijze weten te vinden en elkaar te helpen.
Informatiebeveiliging
Om een solide inrichting van de informatiebeveiliging te bereiken, is het noodzakelijk om op het gebied van informatieveiligheid continu te professionaliseren en ontwikkelen. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) biedt hiervoor een verplichte normering voor overheden. In 2022 is middels het Strategisch Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid richting gegeven aan zienswijze, implementatie BIO en awareness voor gemeente Opmeer. Hierin staat de ambitie om in 2025 volledige borging van informatieveiligheid binnen de processen van de gemeente Opmeer te hebben gerealiseerd. Naast de benoemde ambitie vormen nieuwe wettelijke kaders zoals de Cyberbeveiligingswet een stip op de horizon, waarmee de gemeente Opmeer de informatiebeveiliging naar een hoger niveau kan brengen. In 2024 zijn er voorbereidingen getroffen voor de implementatie van de Cyberbeveiligingswet in 2025. Over 2024 heeft de gemeente de ENSIA- (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) verantwoording afgerond en zullen de aanbevelingen hieruit ook worden meegenomen om informatiebeveiliging in 2025 naar een hoger niveau te brengen.
Privacy
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschermt de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Uit de AVG vloeien een aantal verplichtingen voort voor organisaties, maar daarnaast vormt de AVG vooral een basis voor het afwegen van risico's en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Werken conform de AVG is een verantwoordelijkheid van de afdelingen en een continu proces, waarbij Privacy Officers (Functionaris Gegevensbescherming), adviseren en ondersteunen. In 2024 is gewerkt aan structurele onderwerpen, zoals het optimaliseren en up-to-date houden van het register van verwerkingen. Daarnaast zijn er DPIA’s ( Data Processing Impact Assessment) uitgevoerd. Dit wordt in 2025 meegenomen in de jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming.
Informatiebeheer
Informatiebeheer houdt zich bezig met beleid, advies en ondersteuning bij registreren en archiveren van informatie van de organisatie. De Eenheid Informatiebeheer heeft een belangrijke verbinding met het Westfries Archief (WFA). Te bewaren informatie wordt (wettelijk verplicht) overgebracht naar het WFA. Deze heeft in 2024 de bouwdossiers van de aangesloten gemeenten gedigitaliseerd en online beschikbaar gemaakt. Voor de gemeente Opmeer blijft de doorontwikkeling van het e-depot en de voorzieningen voor het WFA een belangrijk speerpunt. Gemeente Opmeer kan bij het WFA ook terecht voor het uitplaatsen van informatie om de eigen systemen te ontlasten in het beheer.