Informatievoorziening

Informatievoorziening (voorheen: Informatie- en Gegevensmanagement)

Onze samenleving is digitaal in beweging. Dit maakt dat wij als gemeenten moeten meebewegen. Onze samenleving vraagt om een meer kanaalonafhankelijke benadering van ons dienstverlening. Dienstverlening die niemand uitsluit en met haar digitale mogelijkheden optimaal aansluit bij verwachtingen in onze samenleving. Dienstverlening die maakt dat geautomatiseerde verwerking van gegevens in gemeentelijke processen intensiveert, optimaal gebruik wordt gemaakt van basisgegevens en groeit naar een steeds meer integrale, digitale verwerking van data. Daarmee groeit de hoeveelheid aan beschikbare data in onze organisatie en zullen we deze data steeds meer moeten benutten om het gemeentelijk beleid beter te laten aansluiten bij de uitvoering, maatschappelijke opgaven te kunnen managen, alsook effectiever te zijn en efficiënter te kunnen handelen. Het toenemende belang van informatievoorziening in het dagelijks handelen van de gemeente en het op een zorgvuldige manier omgaan met gegevens van onze inwoners en ondernemers, vraagt dat wij blijven investeren in het op orde krijgen en houden van onze informatievoorziening en informatieveiligheid.

Informatiebeleid
In 2021 is het informatiebeleid vastgesteld, deze zal in 2023 worden aangescherpt. In het informatiebeleid worden zeven strategische principes gehanteerd (deze principes zijn gelijk in de regio). Op basis van deze principes is een projectenportfolio opgesteld. Denk hierbij aan projecten als: Het toegankelijk maken van onze digitale kanalen (WDT), uitbreiden van digitale mogelijkheden (Wmebv), het ondersteunen van nieuwe wetgeving die bijdraagt aan een transparante, open overheid (WOO), het voorbereiden van een Samen Hangende Objectregistratie (SOR) en het digitaliseren van werkprocessen. Vanuit de eenheid zien wij dat digitalisering steeds meer beleidsterreinen bij elkaar brengt en het groeiende bewustzijn dat er serieuzer nagedacht mag worden om over de verschillende silo’s heen te werken. Het is noodzakelijk om de medewerkers mee te nemen in digitaliseringsvraagstukken en ontwikkelen en ze goed te begeleiden en op te leiden. Alleen op die manier kunnen wij gezamenlijk handen en voeten geven aan het beleid en de verdere digitalisering.

Datagestuurd werken
Overheden staan aan het begin van de groeicurve om een digitaal gestuurde business te worden. Binnen gemeente Opmeer bestaat de wens om meer te gaan doen met data. Het werken met data kan er voor zorgen om focus te krijgen en keuzes feitelijk onderbouwd te maken. Voordat hiermee begonnen kan worden, is het noodzakelijk om een goed beeld te hebben van de actuele situatie. Het werken met data zou geen doel op zich moeten zijn, het moet bijdrage aan de business.

Aanbestedingskalender & implementatie nieuwe pakketten
Om ons werk goed te kunnen doen maken wij gebruik van diverse softwarepakketten. Om te blijven voldoen aan de Aanbestedingswet is een meerjarenkalender opgesteld. Hier zal de aankomende jaren invulling aan worden gegeven. Voor 2024 staan er diverse pakketten op de planning om aan te besteden zoals: DocumentManagementSysteem (DMS) en belastingen. Daarnaast zullen ook de aanbestedingen van 2023 overgaan tot implementatie dit gaat voor de pakketten: Makelaar, Sociaal Domein en GEO.

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)
BAG is een registratie waarin basisgegevens over alle gebouwen en adressen in een gemeente zijn verzameld. Deze registratie is een wettelijke verplichting waarvan wij de bronhouder zijn. De Basisregistratie gebouwen geeft voor alle panden, verblijfsobjecten, standplaatsen en ligplaatsen een identificatie.

Regionale samenwerking
In 2021 hebben Gemeente Opmeer en Koggenland een aantal sessies gehad, waarin ze samen over kansen in de samenwerking van de informatievoorziening (I-samenwerking) hebben gesproken. Deze informatievoorziening sessies hebben veel ideeën opgeleverd. Aan deze ideeën zijn/worden aanspreekpunten en prioriteiten gekoppeld. Met deze samenwerking proberen wij: meer “lucht” te ervaren en kwetsbaarheid te verminderen. Het doel is om waar mogelijk elkaars activiteiten over te nemen en overdragen (door onderling te geven en nemen); persoonlijk en inhoudelijk naar elkaar toe groeien en elkaar steeds beter op natuurlijke wijze weten te vinden en elkaar te helpen.

Informatiebeveiliging
Om een solide inrichting van de informatiebeveiliging te bereiken, is het noodzakelijk om op het gebied van informatieveiligheid continu te professionaliseren en ontwikkelen. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) biedt hiervoor een verplichte normering voor overheden. In 2022 is middels het Strategisch Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid richting gegeven aan zienswijze, implementatie BIO en awareness voor gemeente Opmeer. Hierin staat de ambitie om in 2025 volledige borging van informatieveiligheid binnen de processen van de gemeente Opmeer te hebben gerealiseerd. In 2024 worden een aantal stappen gezet verder op weg naar dit doel, vooral door verdere implementatie van de BIO. Door als regiogemeenten en ondersteunend SSC DeSom samen te komen tot een Meerjaren Informatie Beveiligings Plan voor de komende jaren, kunnen wij bouwen aan het wegwerken van belangrijke risico’s op het gebied van Informatieveiligheid. Ook blijven wij werken aan het veiliger maken van onze werkplekmiddelen (middels Mobile Decvice Management) en zorgen we dat wij als organisatie goed voorbereid zijn op eventuele calamiteiten die onze dienstverlening en informatievoorziening kunnen raken; dit doen we door te investeren in Business Continuïteit Management (BCM).

Privacy
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschermt de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Uit de AVG vloeien een aantal verplichtingen voort voor organisaties, maar daarnaast vormt de AVG vooral een basis voor het afwegen van risico's en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Werken conform de AVG is een verantwoordelijkheid van de afdelingen en een continu proces, waarbij Privacy (Privacy Officer, Functionaris Gegevensbescherming), adviseren en ondersteunen. In 2024 wordt verder gewerkt aan structurele onderwerpen, zoals het optimaliseren en up-to-date maken van het register van verwerkingen en het evalueren van privacyverklaringen (zowel die voor werknemers, als die voor inwoners), privacy by design en continuering en uitbouwen van het bewustwordingsprogramma.

Informatiebeheer
Informatiebeheer houdt zich bezig met het archief en beleid rondom archivering. En ist sterk verbonden aan het Westfries Archief (WFA). Het WFA is in 2023 gestart met het digitaliseren van de bouwdossiers van de aangesloten gemeenten en is een educatief programma opgezet voor de schoolgaande jeugd van Westfriesland om hen zo kennis te laten maken met hun eigen lokale geschiedenis. Ook in 2024 blijft de doorontwikkeling van het e-depot voor het WFA een belangrijk speerpunt.