Openbaarheidsparagraaf
Deze paragraaf bevat de voornemens van de gemeente Opmeer voor de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en een transparante overheid. De beleidsvoornemens zijn uitgesplist naar de actieve openbaarmaking, de passieve openbaarmaking en de verbetering van de informatiehuishouding.
Openbaarheid en transparantie zijn niet los te zien van de organisatie, de medewerkers en de processen. Woo heeft raakvlakken en overlap met andere wetten (zoals Digitale Toegankelijk en de Wet elektronische publicaties) en lopende projecten binnen gemeente Opmeer zoals “Doorontwikkeling Dienstverlening”.
Dit vraagt om een integrale benadering. Een samenwerking tussen de afdelingen en eenheden om efficiënt en effectief transparantie en daarmee het vertrouwen van de samenleving in ons handelen te vergroten. Momenteel wordt onderzocht welke vorm deze samenwerking krijgt en welke stakeholders er binnen de organisatie zijn.
Actieve openbaarmaking
De Woo verplicht de gemeente om overheidsinformatie uit eigen beweging openbaar te maken. Het gaat om een resultaatsverplichting om bepaalde informatiecategorieën bij ontvangst of opstellen binnen een bepaalde termijn actief openbaar te maken. De resultaatsverplichting treedt gefaseerd in werking en is afhankelijk van de realisatie van de Woo-index waarin alle geopenbaarde informatie vindbaar moet worden.
Meerdere informatiecategorieën die gemeente Opmeer straks onder de Woo actief openbaar moet maken, maakt de gemeente nu al uit eigen beweging (deels) openbaar. Het gaat dan onder andere om organisatiegegevens, raads– en bestuursstukken en de Wet en regelgeving. De inspanningen zijn nu gericht op de technische aansluiting op het Register van Overheidsorganisaties (ROO) om de Woo-index te realiseren en publicatie via een digitaal platform (website). Daarnaast wordt onderzocht wat er nodig is om ook andere categorieën openbaar te maken zodat ontvangen en opgestelde documenten die onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallen, straks tijdig worden gepubliceerd. In 2025 willen we alvast stappen zetten om Woo-besluiten beschikbaar te stellen op de website.
Passieve openbaarmaking
De Woo geeft eenieder het recht om de gemeente te verzoeken om overheidsinformatie openbaar te maken. De wet stelt regels over de afhandeling daarvan. Het gaat dan onder meer over de inhoud en vorm van de beslissing, de termijn waarbinnen die genomen moet worden en de wijze van informatieverstrekking.
Er zijn afgelopen periode zowel (ICT-)technische, organisatorische als personele maatregelen doorgevoerd om de afhandeling van informatieverzoeken te versnellen. Er wordt gebruik gemaakt van de digitale ondersteuning vanuit tooling voor het anonimiseren van documenten. Er is aandacht voor aanpassingen van het proces en de verantwoordelijkheden. Ook binnen de afdelingen zijn aanpassingen gedaan voor versnelling van het proces, bijvoorbeeld leidinggevende als eerste aanspreekpunt voor juridisch team voor het behandelen van de Woo-verzoeken.
Sinds de inwerkingtreding van de Woo is gebleken dat het aantal (omvangrijke) verzoeken tot openbaarmaking (Woo-verzoeken) is gestegen. Dit is ook een landelijke trend. De toename van het aantal Woo-verzoeken legt een aanzienlijk beslag op de beschikbare (juridische) capaciteit. Dit mede gelet op het feit dat Woo-verzoeken geregeld tot bezwaar- en beroepsprocedures leiden. Hierdoor zal in 2025 ook regelmatig keuzes moeten worden gemaakt.
Verbetering informatiehuishouding
Het verbeteren van onze informatiehuishouding is een continu proces en is noodzakelijk voor het openbaar maken en verstrekken van overheidsinformatie. De informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen de organisatie. Door op de juiste wijze gegevens op te slaan en te archiveren kan iedereen (publiek, pers en politiek) goed en volledig worden voorzien van documenten en correspondentie die inzicht geven in ons handelen en onze afwegingen. Momenteel wordt onderzocht welke impact de Woo heeft op de informatiehuishouding en hoe het openbaar maken onderdeel gaat uitmaken van het levenscyclus van een document en op welke wijze dit binnen de organisatie geïmplementeerd kan worden.
Informatiesystemen
Bij het selecteren van nieuwe of vervangende systemen waarin sprake is van sjablonen, archiveringsfunctie en/of publicatiefunctie wordt rekening gehouden met het openbaar maken van informatie en het verder op orde brengen van de informatiehuishouding.
De informatiesystemen dienen toegankelijk en gebruikersvriendelijk te zijn en moeten ondersteunen in plaats van belemmeren. Technische oplossingen voor het veiligstellen en archiveren van berichtenapps, e-mailberichten, sociale media en websites worden door de gemeente onderzocht.