3.1 - Informatievoorziening

De wereld om ons heen digitaliseert in hoog tempo. Dat vraagt ook van gemeente Opmeer dat wij blijven bewegen en inspelen op wat inwoners en ondernemers nodig hebben. Wij zorgen voor een informatievoorziening die niet alleen op orde is, maar zichtbaar bijdraagt aan toegankelijke, betrouwbare en toekomstbestendige dienstverlening.

In 2027 zetten wij verdere stappen naar een digitale en inclusieve organisatie. Inwoners en ondernemers kunnen hun zaken met de gemeente steeds eenvoudiger, veiliger en via het kanaal van hun voorkeur regelen. Tegelijkertijd zorgen we ervoor dat niemand wordt buitengesloten en dat onze dienstverlening voor iedereen begrijpelijk en toegankelijk blijft.

Nieuwe technologieën, zoals Artificial Intelligence (AI), bieden kansen om het werk slimmer en efficiënter te ondersteunen. We verkennen deze mogelijkheden stap voor stap en zetten in op veilig, transparant en verantwoord gebruik. De mens blijft hierbij altijd leidend en verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuzes.

Wij blijven investeren in een stabiele en goed ingerichte informatievoorziening en ICT-omgeving die past bij een kleine gemeente als Opmeer: eenvoudig, proportioneel en kostenbewust. Tegelijkertijd werken we aan verdere professionalisering van onze organisatie. We versterken de beheersbaarheid van informatievoorziening en werken intensief samen (intern en regionaal). Verder we zorgen dat informatie en digitale voorzieningen goed op elkaar aansluiten en de ontwikkelingen binnen onze organisatie op een betrouwbare en samenhangende manier ondersteunen.

Het informatiebeleid van de gemeente is gebaseerd op uitgangspunten die richting geven aan onze strategische doelen. Dit beleid is afgeleid van de Digitale Agenda Gemeenten 2028 van de VNG en richt zich op de volgende speerpunten:

• Digitale Inwoner : verbeteren van publieke dienstverlening en burgerparticipatie, waarbij inwoners gelijke toegang tot informatie hebben.
• Digitale Organisatie : optimaliseren van onze interne processen en bedrijfsvoering.
• Digitale Manager : bieden van stuurinformatie voor beter management.
• Digitale Medewerker : verbeteren van de digitale werkplek voor medewerkers.
• Organisatiebreed Informatiemanagement : professioneel beheer van informatie binnen de hele organisatie.
• IT-Compliance en Privacy : zorgen voor naleving van informatiebeveiliging en privacyregels.

Voorbeelden van projecten die hierbij horen zijn:

- Heroriëntatie ICT-dienstverlening
- Doorontwikkeling en procesoptimalisatie zaaksysteem (digitale dienstverlening)
- Agenda Digitale Veiligheid 2028 (digital Decade)
- Proactieve en inclusieve dienstverlening (digitale toegankelijkheid)

Om ons werk goed te kunnen doen, gebruiken we verschillende softwarepakketten. Om ook te voldoen aan de Aanbestedingswet, hebben we een meerjarenkalender opgesteld voor de aanschaf van deze pakketten. Dit jaar werken we aan professioneel informatiemanagement. Dit doen we in overleg met de afdeling Inkoop.

Een belangrijk ontwikkelpunt is de transitie richting Common Ground. Common Ground helpt gemeenten om informatie slimmer te organiseren, zodat de dienstverlening aan inwoners eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder wordt.

Onze huidige informatievoorziening kent nog versnippering van data en afhankelijkheid van applicaties. Door stapsgewijs toe te werken naar een architectuur waarin data zijn gebundeld in 1 bronbestand en systemen modulair samenwerken, versterken we de wendbaarheid van de organisatie, verbeteren we de dienstverlening aan inwoners en vergroten we de regie op onze gegevens.

In 2027 ligt de focus op de doorontwikkeling van ons zaaksysteem met als doel het verbeteren van de (digitale) dienstverlening en het optimaliseren van interne processen. Verder verkennen wij de mogelijkheden van AI binnen onze organisatie.

Shared Service Centrum DeSom is in 2024 samen met de deelnemende gemeenten en WerkSaam Westfriesland gestart met de transitie naar DeSom 2.0. Door verschillende ontwikkelingen is in 2026 een heroriëntatie gestart op de toekomstige ICT‑dienstverlening.

De uitkomsten van dit onderzoek worden in de tweede helft van 2026 verwacht en kunnen leiden tot vervolgkeuzes voor de inrichting van de ICT‑dienstverlening.

Om een solide inrichting van de informatiebeveiliging te bereiken, is het noodzakelijk om op het gebied van informatieveiligheid continu te professionaliseren en ontwikkelen. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2 (BIO2) biedt hiervoor een verplichte normering voor overheden.

Door als regiogemeenten en ondersteunend SSC DeSom samen te werken kunnen we belangrijke risico’s in de regio op een efficiënte en effectieve wijze reduceren. Ook blijven wij werken aan het veiliger maken van onze werkplekmiddelen (via Mobile Device Management). Ook zorgen we dat wij als organisatie goed voorbereid zijn op eventuele calamiteiten die onze dienstverlening en informatievoorziening kunnen raken. Dit doen we door te investeren in Business Continuïteit Management (BCM)

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschermt enerzijds rechten en vrijheden van personen, zonder daar anderzijds gegevensuitwisseling mee te belemmeren. Dit levert wel eens een spanningsveld op. In de kern gaat de verordening vooral over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en het afwegen van risico’s. Daarbij kent de AVG ook een aantal verplichtingen.

Werken conform de AVG is een verantwoordelijkheid van de afdelingen en is een continu proces. De Privacy Officer (PO) en Functionaris Gegevensbescherming (FG) adviseren en ondersteunen hierbij. De FG heeft daarin vooral een controlerende taak. Samen met de Chief Information Security Officer (CISO) vormen zij IB&P (Informatie Beveiliging & Privacy).

In 2026 is het nieuwe privacy beleid 2026 tot 2030 vastgesteld. Een vertaling van de AVG naar de werkvloer. De afgelopen jaren zijn er flinke stappen gezet binnen de organisatie, die we toetsen aan het Borgingsproduct 3.0 van de VNG en aan de hand van een jaarverslag van de FG. Op basis van deze twee analyses worden de volgende stappen van het komen de jaar bepaald.

In 2027 wordt verder ingezet op de optimalisatie van het zaaksysteem en het pre-depot. Een pre-depot is een digitale bewaarplaats waar gemeentelijke dossiers veilig worden opgeslagen en beheerd voordat ze definitief naar het archief gaan.

Het team Informatiebeheer richt zich daarbij op het versterken van de beheersing en kwaliteit van informatie. Met als doet te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast wordt gewerkt aan de verdere professionalisering van informatiebeheer binnen de organisatie, gericht op een eenduidige en controleerbare werkwijze.