3.1 - Informatievoorziening

(voorheen: Informatie- en Gegevensmanagement)

Onze samenleving is digitaal in beweging. Dit maakt dat wij als gemeenten moeten meebewegen. Onze samenleving vraagt om een meer kanaalonafhankelijke benadering van ons dienstverlening. Dienstverlening die niemand uitsluit en met haar digitale mogelijkheden optimaal aansluit bij verwachtingen in onze samenleving. Dienstverlening die maakt dat geautomatiseerde verwerking van gegevens in gemeentelijke processen intensiveert, optimaal gebruik wordt gemaakt van basisgegevens en groeit naar een steeds meer integrale, digitale verwerking van data. Daarmee groeit de hoeveelheid aan beschikbare data in onze organisatie en zullen we deze data steeds meer moeten benutten om het gemeentelijk beleid beter te laten aansluiten bij de uitvoering, maatschappelijke opgaven te kunnen managen, alsook effectiever te zijn en efficiënter te kunnen handelen. Het toenemende belang van informatievoorziening in het dagelijks handelen van de gemeente en het op een zorgvuldige manier omgaan met gegevens van onze inwoners en ondernemers, vraagt dat wij blijven investeren in het op orde krijgen en houden van onze informatievoorziening en informatieveiligheid.

In het nog vast te stellen informatiebeleid worden zeven strategische principes gehanteerd (deze principes zijn gelijk in de regio). Op basis van deze principes is een projectenportfolio opgesteld. Denk hierbij aan projecten als: Het toegankelijk maken van onze digitale kanalen (WDT), uitbreiden van digitale mogelijkheden (Wmebv), het ondersteunen van nieuwe wetgeving die bijdraagt aan een transparante, open overheid (WOO), het voorbereiden van een Samenhangende Object Registratie (SOR) en het digitaliseren van werkprocessen.

Om ons werk goed te kunnen doen maken wij gebruik van diverse softwarepakketten. Om te blijven voldoen aan de Aanbestedingswet is een meerjarenkalender van te aanbesteden softwarepakketten opgesteld. Hier zal de aankomende jaren invulling aan worden gegeven. In 2025 zal onder andere het pakket voor Belastingen worden aanbesteed. Daarnaast gaan we in 2025 de aanbestede pakketten van GEO en het DocumentManagementSysteem (DMS) implementeren.

Shared Service Centrum DeSom is in 2024 samen met de deelnemende gemeenten en Werksaam Westfriesland gestart met de transitie naar DeSom 2.0. Hierin werken de deelnemers samen met DeSom om te komen tot een nieuw dienstverleningsconcept en dienstverleningsovereenkomst. De gemeente Opmeer bereidt zich voor op een een sterkere rol als opdrachtgever en werkt tegelijkertijd mee aan een robuuste toekomst voor DeSom als opdrachtnemer.

Om een solide inrichting van de informatiebeveiliging te bereiken, is het noodzakelijk om op het gebied van informatieveiligheid continu te professionaliseren en ontwikkelen. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) biedt hiervoor een verplichte normering voor overheden, ook zijn gemeenten verplicht zich medio 2025 te conformeren aan de Europese richtlijn NIS2. Deze richtlijn heeft als doel om het aantal digitale verstoringen in de Europese Unie te verminderen. In Nederland staat deze Europese richtlijn bekend als de Cyberbeveiligingswet. Het is belangrijk dat gemeente Opmeer medio 2025 voldoet aan de BIO en de Cyberbeveiligingswet, om zo risico’s verder te reduceren en de informatieveiligheid te optimaliseren.

Door als regiogemeenten en ondersteunend SSC DeSom samen te werken kunnen we belangrijke risico’s in de regio op een efficiënte en effectieve wijze reduceren. Ook blijven wij werken aan het veiliger maken van onze werkplekmiddelen (middels Mobile Device Management) en zorgen we dat wij als organisatie goed voorbereid zijn op eventuele calamiteiten die onze dienstverlening en informatievoorziening kunnen raken; dit doen we door te investeren in Business Continuïteit Management (BCM).

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschermt de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Er vloeien een aantal verplichtingen voort voor organisaties, maar de AVG biedt vooral een raamwerk voor het afwegen van risico's en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. Werken conform de AVG is een verantwoordelijkheid van de afdelingen en een continu proces, waarbij Privacy (Privacy Officer, Functionaris Gegevensbescherming), adviseren en ondersteunen.

In 2025 wordt verder gewerkt aan het optimaliseren en beheren van het register van verwerkingen, DPIA’s (Data Protection Impact Assessments), privacy by design en voortdurend aandacht geven aan bewustzijn van medewerkers op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

Implementeren nieuw zaaksysteem / Document Management Systeem (DMS)

Voor 2025 staat in de organisatie de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem/ DMS geagendeerd. Voor Informatiebeheer heeft dit vooral impact op de inzet van het team voor inrichting, training, ondersteuning en advisering voor de organisatie.